Digitales Onboarding ist mehr als nur eine moderne Anpassung des Einarbeitungsprozesses. Ein effektiver Onboarding-Prozess ist entscheidend, um Fachkräfte langfristig an Dich zu binden und ihre volle Leistungsfähigkeit schnell zu entfalten. Erfahre in diesem Blogbeitrag, warum digitales Onboarding für uns als Unternehmen von zentraler Bedeutung ist und welche Vorteile es auch Dir mit sich bringt.
Was bedeutet digitales Onboarding?
Digitales Onboarding bezeichnet die Nutzung digitaler Technologien und Plattformen, um neue Mitarbeiter zu begrüßen, zu schulen und in die Unternehmenskultur einzuführen. Es ersetzt oder ergänzt den traditionellen Onboarding-Prozess durch eine Reihe von Online-Aktivitäten, Schulungen und Ressourcen.
Kommt Dir folgendes bekannt vor?
- Läuft der Onboarding-Prozess mal so und mal so an und ist abhängig vom Tagesgeschäft?
- Fragen Dich Mitarbeiter trotz Deiner Erläuterungen häufiger nach Abläufen oder einfachen Arbeitsaufträgen?
- Nutzt Dein Onboarding Prozess viele Ressourcen und ist dieser abhängig von anderen Mitarbeitern?
Solltest Du einer oder mehreren dieser Fragen zustimmen ist Dein Onboarding Prozess veraltet, ineffizient und wenig skalierbar. Er benötigt zu viele Ressourcen und ist gebunden an die Arbeitszeit von anderen Mitarbeitern. Häufige Nachfragen eingearbeiteter Mitarbeiter deuten auf eine ineffiziente Arbeitsweise und sie behindern andere Mitarbeiter bei ihren Aufgaben. Das geht besser!
Die Vorteile des digitalen Onboardings in Deinem Unternehmen:
Effizienz und Skalierbarkeit
Digitale Onboarding-Plattformen ermöglichen es Dir, Schulungen und Einführungsveranstaltungen zu standardisieren und gleichzeitig individuelle Anpassungen vorzunehmen. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass jeder neue Mitarbeiter dieselben grundlegenden Informationen erhält.
Flexibilität
Egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – digitales Onboarding kann überall und zu jeder Zeit durchgeführt werden. Dies gibt Deinen neuen Mitarbeitern die Freiheit, sich in ihrem eigenen Tempo und in ihrer bevorzugten Umgebung einzuarbeiten.
Sofortiger Zugriff auf Ressourcen
Mit digitalen Tools und Plattformen haben Mitarbeiter von Tag eins an Zugriff auf alle benötigten Ressourcen, von Unternehmensrichtlinien bis hin zu Schulungsmaterialien. Diese können Sie auch später noch einmal ansehen.
Unabhängigkeit
Durch digitale Onboarding Prozesse bist Du unabhängig von Mitarbeitern und Führungspersonen. Onboarding kann jederzeit stattfinden.
Fortlaufendes Feedback
Digitale Plattformen bieten Möglichkeiten für Check-Ins, Umfragen und Feedback-Schleifen, die es Dir ermöglichen, den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern.
Wie sieht ein perfekter Onboarding Prozess aus? – Eine Checkliste von MEDIENWERK
Stellenangebot und Starttermin
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Annahme Deines Stellenangebotes.
Nutze die Zeit zwischen dem Angebotsschreiben und dem Arbeitsbeginn, um Dein neues Teammitglied zu begrüßen.
Informationen
Teile Deinem neuen Teammitglied mit, wie der Onboarding-Prozess bei dir abläuft und was in den nächsten Wochen auf ihn/ihr zukommt. Idealerweise nutzt du Videos für die Einarbeitung Deiner Mitarbeiter, die in einer digitalen Schulungsplattform bereitgestellt werden. Hierzu können wir Dir übrigens gerne passende Partner vermitteln.
Papierkram
Der Papierkram im Vorfeld des Onboardings kann den Prozess stark behindern und einen negativen ersten Eindruck erwecken. Ermutige Deine Personalabteilung, gemeinsam Papierkram, NDAs und Verträge effizient anzufordern und zu bearbeiten, damit es keine Verzögerungen gibt, wenn jemand eine neue Stelle bei Dir antritt.
Zugänge
Es gibt nichts Schlimmeres, als sich am ersten Tag einzuloggen und festzustellen, dass man keinen Zugriff auf das E-Mail-System oder andere nötige Tools hat. Vermeide Probleme am ersten Tag, indem Du Deinem neuen Mitarbeiter rechtzeitig Zugang zu wichtigen Tools, Apps und Systemen verschaffst.
Der Arbeitsplatz
Um sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen, braucht es mehr als ein freundliches Lächeln. Stelle die richtigen Werkzeuge wie Laptops und Bildschirme, aber auch Stifte und Papier rechtzeitig zur Verfügung und investiere ggf. in neue Einrichtung. Erfahre in einem Gespräch mit Deinem neuen Mitarbeiter mit welchen Tools er bislang gearbeitet hat und welche Du ggf. noch besorgen solltest.
Arbeitsbeginn und Willkommenstreffen
Nimm dir Zeit für ein informelles und freundliches Begrüßungsgespräch zwischen Dir, Deinem neuen Mitarbeiter und seinen Vorgesetzten sowie seinen Kollegen, um den Tag erfolgreich zu beginnen. Plane dafür genügend Zeit für Dich und Deine Mitarbeiter ein, sodass dieses Gespräch nicht zwischen Tür und Angel stattfindet.
Das ist eine gute Gelegenheit, um sich alle Sorgen und Bedenken anzuhören, Deine Pläne für die erste Woche mitzuteilen und sie auf die Einführung im Team oder im gesamten Unternehmen vorzubereiten.
Teamvorstellung
Es ist immer spannend, ein neues Teammitglied willkommen zu heißen. Veranstalte ein kurzes Team-Meeting, damit jeder seiner neuen Kollegen sich vorstellen kann und mehr über Deinen neuen Mitarbeiter erfahren kann.
Führe Dein neues Teammitglied herum
Lass Dein neues Teammitglied an seinem ersten Tag nicht das Gefühl haben, verloren zu sein. Führe Deinen neuen Mitarbeiter herum, damit er sich in Deinem Unternehmen auskennt. Dazu gehören Arbeitsplätze anderer Kollegen, Toiletten und Mitarbeiterbenefits.
Raum und Zeit für Orientierung
Kein Unternehmen ist wie Deins, also sorge dafür, dass in Deinem Zeitplan genügend Raum für Lernpausen und Wiederholungen sind.
Zielsetzung
Kurzfristige sowie langfristige Ziele zu setzen, kann Dir und Deinen neuen Mitarbeiter helfen, die ersten Wochen zu strukturieren und effizienter zu Arbeiten.
Feedback
Dein Onboarding-Prozess verbessert sich am besten, wenn du von den Leuten lernst, die ihn gerade durchlaufen haben. Nutze Deine neuen Mitarbeiter, um direktes Feedback zu Deinem Onboarding-Prozess zu erhalten. Idealerweise sollte in den ersten vier Wochen ein wöchentiches Feedbackgespräch stattfinden und anschließend kannst Du auf den üblichen Rhythmus der Mitarbeitergespräche wechseln (mindestens halbjährlich).
Fazit
Digitales Onboarding ist mehr als nur eine moderne Anpassung des Einarbeitungsprozesses. Es ist ein strategisches Mittel, das es Dir ermöglicht, die Integration, Zufriedenheit und Produktivität Deiner neuen Mitarbeiter zu maximieren. Indem Du die Vorteile digitaler Technologie nutzt, stellst du sicher, dass jeder neue Mitarbeiter bestmöglich Zugang zu allen Informationen erhält und sich vom ersten Tag an als wertvoller Teil unseres Unternehmens fühlt. Beachte jedoch dabei, dass die Zusammenarbeit eine persönliche Sache bleibt und ein oder mehrere persönliche Gespräche mit Dir und/oder Deinen langjährigen Mitarbeitern unumgänglich bleibt.
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